hemos movido y realizado una reingenieria del area financiera
Organigrama financiera
LA GESTIÓN FINANCIERA
El concepto de gestión financiera puede llegar a ser muy amplio, ya que las funciones como la planificación, previsión, contabilidad, empleo, control de gestión, rentabilidad de fondos, etc., pueden abarcar amplias funciones. La gestión financiera es indispensable en cualquier actividad organizada o sujeta a una planificación o presupuesto. Los recursos financieros son limitados
y costosos, por lo que la gestión financiera debe compatibilizar las demandas de recursos para la consecución de unos objetivos con obtener la máxima rentabilidad, y si es posible ahorro.
Gestion del area Financiera
TESORERÍA
La gestión financiera se apoya principalmente en el tesorero. El resto de los sistemas de gestión de tesorería (cash management) estarán conectados con el resto de las áreas del departamento, en particular con la contabilidad. Es fundamental disponer de una información bancaria integrada con el fin de obtener la mejor y más rápida información, para ello potenciaremos la conexión con la banca electrónica o Internet con cada una de las entidades financieras con las que trabajemos, realizando la captura de movimientos mediante la utilización de productos informáticos de conexión multibancaria.
Será responsabilidad de la Tesorería:
• Centralizar la información financiera.
• Establecer las previsiones precisas para atender los pagos.
• Recepcionar los movimientos bancarios y distribuirlos al resto de las áreas.
• Control y seguimiento de las condiciones bancarias pactadas.
• Relaciones con las entidades bancarias.
• Seguimiento y conciliación de las cuentas bancarias.
• Proponer traspasos entre cuentas bancarias para optimizar su rentabilidad y no mantener saldos ociosos y onerosos.
• Asegurar la liquidez.
ÁREAS DE CUENTAS A COBRAR
Los créditos a clientes generan muchos riesgos y problemas, por esta razón, deberemos racionalizar los créditos que concedamos al mismo tiempo que mejoraremos su cobro poniendo de nuestra parte todo el esfuerzo necesario y medios para acortar los plazos de cobro y los riesgos de morosidad.
En el área de cuentas a cobrar serán analizados los riesgos con los clientes, utilizando las herramientas necesarias y bases de datos disponibles o informes comerciales.
Esta área deberá coordinar su labor con la Dirección Comercial, teniendo en cuenta que por inercia, el comercial intenta vender en las condiciones más óptimas y con las máximas facilidades, entre ellas el aplazamiento del pago, así pues, éste área deberá controlar que las condiciones de riesgo asumido respondan a unos parámetros preestablecidos y asumidos por la Dirección General.
Entre sus obligaciones están:
• Recibir y remitir las facturas de créditos.
• Relaciones con los clientes.
• Seguimiento y conciliación de las cuentas de clientes.
• Control de impagados y ejecución de procesos y protocolos establecidos de recobro.
• Mantenimiento y actualización de una base de datos de clientes.
• Solicitar información financiera de clientes potenciales, evaluarla e informar al Departamento Comercial.
- ÁREA DE CUENTAS A PAGAR
Este área aportará a la gestión financiera una mayor agilidad al centralizar los procesos de tramitación de facturas y a la Tesorería previsiones de pagos con la antelación suficiente.
Aunque el área de Cuentas a Pagar y su responsable está menos implantada que la del responsable de Cuentas a Cobrar, se incluye últimamente en las grandes organizaciones por las numerosas ventajas que aporta.
Aportará el máximo orden a su gestión y la mejor imagen de cara a los acreedores, que dispondrán de un interlocutor específico dentro de la empresa para tratar los problemas de cobros que puedan presentarse.
La organización del Departamento Financiero Deberá estar muy coordinada con el Jefe de Compras en orden a cumplir los plazos de pago acordados o bloquear pagos por incumplimientos.
Entre sus funciones estarán:
• Recepción de recibos, su comprobación, archivo y contabilización.
• Recepción de facturas, su comprobación, conformidad y contabilización.
• Seguimiento y conciliación de las cuentas de acreedores.
• Relación con los acreedores.
• Cancelación de saldos mediante los sistemas de pago establecidos por la empresa.
• Conjuntamente con el Jefe de Compras establecerá la política de aplazamiento de pago, cuyo cumplimiento vigilará.
.- CONTABILIDAD
El área de contabilidad será la responsable de la contabilización de documentos que no sean facturas a cobrar o facturas a pagar, así como de sus cobros y pagos.
El dominio del Plan General Contable y su aplicación será fundamental, así como la homogeneización de los criterios para la imputación de los gastos e ingresos a sus respectivas cuentas contables.
Debe ser consciente de que será la responsable de la mayor y mejor fuente de información que posee la empresa, para ello, pondrá todos los medios y esfuerzos necesarios para facilitar esa información de una forma rápida, eficaz y fiable.
Asimismo, pondrá su máximo empeño y medios para evitar cualquier error en su trabajo, pues de ello depende obtener una información que sea fiel reflejo de la realidad y apoyo para decisiones empresariales.
Entre sus funciones estarán:
• Contabilización de documentos.
• Verificación de los documentos contabilizados.
• Archivo de documentos.
• Gestión del inmovilizado y su amortización.
• Control de costes y su correcta imputación.
• Planificación, análisis, control y seguimiento de las inversiones.
• Confección de informes y sistemas de información para la dirección.
La organización del Departamento Financiero
- ADMINISTRACIÓN
El área de administración es de vital importancia para el buen funcionamiento de las restantes áreas del departamento. Además, será la responsable de funciones como la gestión del efectivo, las relaciones con las administraciones públicas, facturación, etc.
La complejidad de esta área radica en la diversidad de sus funciones, por lo tanto, es ineludible una excelente predisposición para que las relaciones con el resto de las áreas del departamento se lleve a cabo de la forma más fluida y efectiva.
Entre sus funciones tenemos:
• Relaciones con las administraciones públicas.
• Planificación y gestión de las obligaciones fiscales.
• Gestión de los ingresos en metálico y su ingreso en bancos.
• Facturación a clientes.
• Estadísticas de producción, ventas,...
• Valoración e inventarios.
• Recepción y distribución de documentos.
• Logística y aprovisionamiento del departamento financiero.
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